- Informacja w sprawie przepisów kanc. arch. dla jednostek org. JST

Archiwum Państwowe w Siedlcach informuje, ze w Dzienniku Ustaw numer 14 pozycja 67 z 2011 r. ukazało się Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Rozporządzenie ma zastosowanie dla :

- organów gmin i związków miedzygminnych tj.

* rady gminy (miasta),

* wójta, burmistrza lub prezydenta miasta,

* zgromadzenia związku

* zarządu związku,

oraz urzędów je obsługujących tj. urzędów gmin i urzędów miast (w tym dla miast na prawach powiatów).

- organów powiatu tj.

* rady powiatu

* zarządu powiatu

oraz starostw powiatowych;

- organów samorządu województwa, tj.

* sejmiku województwa,

* zarządu województwa

oraz urzędów marszałkowskich;

- organów zespolonej administracji rządowej w województwie tj.

* wojewody,

* kuratora oświaty,

* wojewódzkiego inspektora farmaceutycznego,

* wojewódzkiego inspektora ochrony roślin i nasiennictwa,

* wojewódzkiego inspektora nadzoru budowlanego,

* wojewódzkiego inspektora nadzoru geodezyjnego i kartograficznego,

* wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska,

* wojewódzkiego inspektora inspekcji handlowej,

* wojewódzkiego inspektora jakości handlowej artykułów rolno – spożywczych,

* wojewódzkiego inspektora sanitarnego,

*wojewódzkiego lekarza weterynarii

oraz urzędów wojewódzkich i urzędów obsługujących organy zespolonej administracji rządowej w województwie jeżeli nie obsługuje ich urząd wojewódzki.

Rozporządzenie nie dotyczy jednostek organizacyjnych gmin, powiatów i województw samorządowych, m.in. takich jak:

- samorządowe szkoły (podstawowe, gimnazja, specjalne, ponadgimnazjalne, policealne, przedszkola oraz inne placówki oświatowo – wychowawcze),

- samorządowe biblioteki, muzea i inne instytucje kultury,

- urzędy pracy (wojewódzkie i powiatowe),

- ośrodki pomocy społecznej (gminne, miejskie), centa pomocy rodzinie i inne jednostki pomocy społecznej,

- samorządowe zakłady budżetowe,

-itd.

Nowe przepisy wydane na podstawie art. 6 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97 poz. 673 z późn. zm. ) zastąpiły obowiązujące wcześniej :

• rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112 poz. 1319, z 2003 r. Nr 69 poz. 636 oraz z 2006 r. Nr 127 poz. 885),

• rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074, z 1999 r. Nr 102 poz. 1187 oraz z 2001 r. Nr 116 poz. 1243),

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160 poz. 1073 z 1999 r. Nr 103 poz. 1192 oraz z 2001 r. Nr 116 poz. 1244),

Od 2 kwietnia 2010 r. przestało także obowiązywać rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161 poz. 1109 oraz z 1999 r. Nr 112 poz. 1320).

Wszystkie ww. unormowania utraciły moc prawą i nie mogą być stosowane.

Wprowadzenie nowych przepisów ma wpływ także na funkcjonowanie jednostek organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (JST).

„Stare„ instrukcje kancelaryjne dopuszczały ich rozszerzenie na jednostki organizacyjne gminy, jednostki organizacyjne powiatu tworzące powiatową administrację zespoloną, wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne i wojewódzkie osoby prawne. Rozporządzenie z dnia 18 stycznia 2011 r. nie przewiduje takiej możliwości co powoduje konieczność opracowania i wdrożenia własnych przepisów.

Podstawą prawną wprowadzania instrukcji kancelaryjnych, instrukcji archiwalnych i instrukcji składnic akt w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych jest art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 Nr 123 poz. 698 z późn. zm.). Zgodnie z nim instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją powstającą, nadsyłaną i składaną w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych wprowadzają kierownicy tych jednostek, po zatwierdzeniu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub działających z jego upoważnienia dyrektorów archiwów państwowych.

Podstawę wprowadzania jednolitych rzeczowych wykazów akt w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych stanowi art. 3 ust. 3 pkt. 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 poz. 1375). Wykaz akt powinien być wprowadzony przez kierownika jednostki organizacyjnej w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego. Rozporządzenie to zawiera także przykładowy wykaz akt typowych, który powinien stanowić podstawę opracowywanych w jednostkach jednolitych rzeczowych wykazów akt.

W związku z powyższym każda z samorządowych jednostek organizacyjnych powinna posiadać własne normatywy (instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego /składnicy akt), uwzględniające specyfikę jej działania. Projekty opracowanych przepisów powinny zostać przesłane przez kierownika jednostki (dyrektora szkoły, kierownika GOPS-u, dyrektora środka kultury itd), do właściwego miejscowo dyrektora archiwum państwowego. Archiwum może zgłosić zastrzeżenia do projektów, zasugerować wprowadzenie odpowiednich zmian itp. ale służy także pomocą metodyczną przy ich opracowaniu. Dopiero po zatwierdzeniu instrukcji i uzgodnieniu wykazu akt mogą one zostać wprowadzone w życie na podstawie zarządzenia wydanego przez kierownika jednostki.

Nowe przepisy należy opracować i wprowadzić w wyżej przewidzianym trybie w przypadku gdy:

- w jednostkach organizacyjnych JST, stosowano „stare” instrukcje kancelaryjne i jednolite rzeczowe wykazy akt, wprowadzone do stosowania albo na podstawie zarządzeń organów JST albo zarządzeń kierowników jednostek organizacyjnych ,

- w jednostkach posługiwano się „starymi” instrukcjami i wykazami akt dla organów JST bez żadnego formalnego ich wprowadzenia,

- w jednostkach opracowano i wprowadzono własne normatywy bez wcześniejszego zatwierdzania ich lub uzgodnień z archiwum państwowym.

W jednostkach, w których odpowiednio po zatwierdzeniu lub uzgodnieniu z dyrektorem archiwum państwowego kierownik jednostki sam wprowadził przepisy kancelaryjne i archiwalne – przepisy te nadal obowiązują. Nie wymagają one ponownego wydawania ani nowelizacji (chyba, że potrzeba taka wynika ze zmiany zakresu działania, konieczności dostosowania zapisów do funkcjonowania nowych zjawisk np. EZD). W przypadkach gdy posługiwano się instrukcją kancelaryjną dla organów JST ale opracowano i prowadzono w sposób wymagany prawem własne jednolite rzeczowe wykazy akt, należy opracować i zatwierdzić jedynie instrukcje kancelaryjne.

Sprawy z zakresu uzgadniania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w Archiwum Państwowym w Siedlcach prowadzi Oddział III do spraw archiwów zakładowych i przechowalnictwa, tel. (25) 63-225-74 wew. 14, e-mail:nadzor@siedlce.ap.gov.pl .

Na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/postepowanie-z-dokumentacja) zamieszczone są :

- informacje na temat przepisów kancelaryjnych i archiwalnych,

- właściwości archiwów państwowych w zakresie uzgadniania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych,

- podstawy prawne przepisów kancelaryjnych i archiwalnych,

- przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji dla różnych podmiotów,

- informacje na temat stosowania przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.