Przejmowanie
Szczegółowe zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych regulują § 5–8 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 poz. 1743 z późniejszymi zmianami), zwane później Rozporządzeniem oraz Załącznik nr 4 do powyższego Rozporządzenia.
PROCEDURA PRZEKAZANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH:
1. Wysłanie przez kierownika jednostki organizacyjnej (np. wójta, prezesa, kierownika, dyrektora) pisma zawiadamiającego dyrektora Archiwum Państwowego w Siedlcach
o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do ich przekazania (wzór pisma – załącznik nr 1). Do zawiadomienia należy dołączyć notatkę na temat aktotwórcy (wzór – załącznik nr 2) oraz propozycję spisu zdawczo-odbiorczego przekazywanych materiałów archiwalnych i informację o szacowanej ilości przygotowanych materiałów archiwalnych.
2. Przygotowanie akt do przekazania (zgodnie z załącznikiem nr 4 do Rozporządzenia oraz wskazówkami stanowiącymi załączniki nr 3, 4, 5 i 6 do poniższego pisma). Numer pozycji spisu należy ustalić z archiwum państwowym. Prosimy nie nadawać żadnych numerów ze spisu na teczkach, dopóki spis nie zostanie zaakceptowany.
3. Wysłanie do Archiwum Państwowego w Siedlcach pisma zawiadamiającegodyrektora Archiwum Państwowego w Siedlcach o zakończeniu czynności porządkownia, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych (wzór pisma – załącznik nr 8) oraz spisu zdawczo-odbiorczego przekazywanych materiałów archiwalnych. Spis sporządza się odrębnie dla każdego aktotwórcy oraz rodzaju materiałów archiwalnych (np. aktowe, techniczne, kartograficzne itd.; wzór spisu – załącznik nr 7).
4. Zaakceptowanie spisu zdawczo-odbiorczego przez Archiwum Państwowe w Siedlcach (nie jest to równoznaczne z przyjęciem materiałów archiwalnych do Archiwum).
5. Przywiezienie przygotowanych materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Siedlcach (po wcześniejszym ustaleniu daty i godziny przekazania) wraz z 3 egzemplarzami pisma o przekazaniu materiałów archiwalnych (wzór pisma – załącznik nr 9) oraz
3 egzemplarzami zaakceptowanego spisu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez stronę przekazującą.
Pliki do pobrania
Zal. 1 - zawiadomienie o rozpoczeciu (wzor).docx (13.81 KB)
Zal. 2 - schemat notatki informacyjnej (wzor).doc (56.00 KB)
Zal. 3 - standardy porzadkowania materialow archiwalnych.doc (2.46 MB)
Zal. 4 - przyklad opisu grzbietu opakowania zbiorczego (pudla).docx (22.84 KB)
Zal. 5 - wskazowki dotyczace przekazania akt stanu cywilnego.doc (3.64 MB)
Zal. 6 - wskazowki konserwatorskie dla USC.doc (32.50 KB)
Zal. 7 - Spis z-o mat. aktowych.doc (48.00 KB)
Zal. 7a - Spis z-o mat. kartograficznych.doc (42.50 KB)
Zal. 7b - Spis z-o mat. technicznych.docx (20.95 KB)
Zal. 7c - Spis z-o mat. ulotnych.docx (20.35 KB)
Zal. 8 - zawiadomienie o zakonczeniu (wzor).docx (14.58 KB)
Zal. 9 - pismo o przekazaniu materialow archiwalnych.docx (14.64 KB)
Zal. 10 - pismo o przekazaniu materialow USC.doc (32.50 KB)
Rozwiń Metryka
Podmiot udostępniający informację: | |
---|---|
Data utworzenia: | 2023-01-23 |
Data publikacji: | 2023-01-23 |
Osoba sporządzająca dokument: | |
Osoba wprowadzająca dokument: | |
Liczba odwiedzin: | 693 |