Regulamin udostępniania

  • Drukuj zawartość bieżącej strony
  • Zapisz tekst bieżącej strony do PDF

Artykuły

Regulamin udostępniania

26 maja 2015

Załącznik  do Zarządzenia nr 5 Dyrektora Archiwum

Państwowego w Siedlcach z dnia   27 05 2014

 

 

 

Regulamin udostępniania materiałów archiwalnych w Archiwum Państwowym w Siedlcach

 

§ 1

 

  1. Archiwum udostępnia przechowywane przez nie materiały archiwalne osobom zainteresowanym , zwanym dalej „użytkownikami” w następujący sposób:

a)      bezpośrednio, umożliwiając imiennie określonym użytkownikom osobiste zapoznawanie się z materiałami archiwalnymi albo reprodukcjami;

b)      pośrednio, przekazując imiennie określonym użytkownikom, w trybie usług archiwalnych, pisemną informację przetworzoną na podstawie treści materiałów archiwalnych bądź sporządzoną w postaci reprodukcji tych materiałów.

2.   Materiały archiwalne oraz ich reprodukcje udostępniane są bezpośrednio w przeznaczonym do tego pomieszczeniu archiwum, nieodpłatnie, w godzinach ustalonych przez dyrektora archiwum.

 

§ 2

 

1.   Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych składa przed dostarczeniem szczegółowych zamówień formularz Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego, zwane dalej „Zgłoszeniem” stanowiące Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Zawiera ono imię i nazwisko, adres miejsca zamieszkania, adres do korespondencji (jeśli jest różny od adresu miejsca zamieszkania oraz rodzaj i numer dokumentu  tożsamości).

  1. Formularz Zgłoszenia zawiera również pola, w których użytkownik może fakultatywnie podać temat albo cel pracy, do której zamierza korzystać z materiałów archiwalnych oraz dane ułatwiające kontakt, w tym numer telefonu, adres email. Pominięcie tych danych nie powoduje ograniczenia uprawnień do korzystania z materiałów archiwalnych.
  2. Dane osobowe podane w Zgłoszeniu są przetwarzane tylko w zakresie potrzeb bieżącego zarządzania udostępnianiem materiałów archiwalnych.
  3. Użytkownik w każdej chwili może zaktualizować dane wpisane w Zgłoszeniu podając datę modyfikacji.
  4. Zgłoszenie uważa się za aktualne przez 12 miesięcy licząc od ostatniej wizyty  użytkownika w Czytelni archiwum.

§ 3

 

  1. Materiały archiwalne albo ich reprodukcje są udostępniane  na podstawie zamówienia użytkownika (rewersu). Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej.
  2. Zamówienie powinno zawierać imię i nazwisko użytkownika, oznaczenie zespołów archiwalnych, do których należą zamawiane jednostki oraz sygnatury tych jednostek a także datę sporządzenia zamówienia.
  3. Informacje o materiałach archiwalnych  niezbędne  do złożenia zamówień  wyszukiwane są   przez użytkowników  samodzielnie.
  4. Pracownicy archiwum państwowego odpowiedzialni za udostępnienie zasobu archiwalnego są obowiązani udzielać użytkownikom wyjaśnień dotyczących zasad udostępniania zasobu archiwalnego oraz informacji o środkach ewidencyjnych oraz innych archiwalnych pomocach informacyjno – wyszukiwawczych.
  5. Każdorazowe udostępnienie materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji w przeznaczonych w tym celu pomieszczeniu archiwum rejestrowane jest przez pracownika czuwającego nad prawidłowym  tokiem  ich udostępnienia w ewidencji,  poprzez wpisanie imienia i nazwiska, daty wizyty, numerów zespołów archiwalnych oraz sygnatur udostępnianych jednostek archiwalnych albo identyfikatorów reprodukcji.
  6. Udostępniane jednostki archiwalne opatrzone są drukami rejestru udostępnienia (metryczkami). Użytkownik zasobu zobowiązany jest wpisać w odpowiednie pola datę korzystania z jednostki oraz swoje imię i nazwisko. Fakultatywnie może też  podać temat swojej pracy czy przedmiotu badań.

 

§ 4

 

1.   Udostępnianiu bezpośredniemu podlegają archiwalia zewidencjonowane – tzn. wyposażone w pomoce ewidencyjno – archiwalne, które umożliwiają identyfikację poszczególnych jednostek archiwalnych oraz opatrzone paginacją lub foliacją (z tym, że  od tego wymogu można odstąpić w odniesieniu do materiałów oprawnych) i będące w stanie fizycznym niepowodującym istotnych przeciwwskazań konserwatorskich do ich użytkowania.

  1. W przypadku materiałów archiwalnych, z których  sporządzono  reprodukcje użytkowe (skany, mikrofilmy) udostępniane są te reprodukcje.
  2. Oryginalne jednostki archiwalne udostępnia się kolejno, co oznacza, że po zwróceniu wykorzystanej jednostki użytkownik otrzymuje następną. Wyjątki od tej zasady mogą być dopuszczone w przypadkach umotywowanych szczególnymi potrzebami badawczymi użytkownika.
  3. Na pisemny wniosek zainteresowanego użytkownika archiwum państwowe może

czasowo sprowadzić reprodukcje materiałów archiwalnych spoza swego zasobu, przechowywane w innym archiwum państwowym. Może też w celu udostępnienia wypożyczyć reprodukcje materiałów archiwalnych z własnego zasobu innemu archiwum państwowemu, a w szczególnych przypadkach także innej instytucji, na podstawie porozumienia. W przypadku wypożyczenia reprodukcji do innego archiwum koszty przesyłki reprodukcji pokrywa użytkownik.

  1. Udostępnianie materiałów archiwalnych i ich reprodukcji w Czytelni archiwum prowadzone jest od poniedziałku do piątku w godzinach 8.30 - 15 oraz w czwartek w godzinach 11.45 – 17.45. Termin udostępnienia materiałów archiwalnych wymagających dodatkowego przygotowania (paginacja, zabiegi konserwatorskie) zostanie określony w trybie indywidualnych ustaleń dokonanych między użytkownikiem a archiwum.

§ 5

 

1.   Pracownik czuwający nad prawidłowym tokiem udostępniania przyjmuje do podręcznego depozytu materiały archiwalne lub ich reprodukcje, a także wydaje je uprawnionym użytkownikom.

  1. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji zwraca je dyżurującemu pracownikowi, z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w podręcznym depozycie.
  2. W przypadku szczególnie cennych materiałów archiwalnych (np. XVII - XVIII wiecznych) użytkownik przerywający pracę nad nimi i na krótki czas opuszczający pomieszczenie przeznaczone do ich udostępnienia jest zobowiązany do każdorazowego deponowania ich u dyżurującego pracownika.
  3. Maksymalna liczba jednostek udostępnionych użytkownikowi w danym dniu jest ustalana zgodnie z wymogami bezpieczeństwa i warunkami organizacyjnymi archiwum.
  4. Jeżeli przerwa w korzystaniu materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji znajdujących się w podręcznym depozycie przekroczy 7 dni, są zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika.
  5. 6. Użytkownik korzystający z mikrofilmów powinien po upływie 1 godziny przerwać pracę i wyłączyć czytnik na 15 minut.

§ 6

 

W toku korzystania z materiałów archiwalnych udostępnionych w przeznaczonym do tego pomieszczeniu archiwum państwowego użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem, z zastrzeżeniem, że samodzielne kopiowanie:

a)      jest dopuszczalne w zakresie niekomercyjnego użytku osobistego, w szczególności dla wspierania pracy badawczej użytkowników, a nie ma na celu uzyskania reprodukcji o szczególnych cechach jakościowych, zwłaszcza do celów publicystycznych i wydawniczych;

b)       jest prowadzone w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych, w szczególności bez użycia dodatkowego oświetlenia oraz bez  manipulowani tymi materiałami innego niż  w przypadku  zwykłego korzystania z nich;

c)      jest prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników, w szczególności bez użycia dodatkowego wyposażenia np. statywów

d)      nie może być przesłanką udostępnienia w celu samodzielnego kopiowana tych materiałów archiwalnych, które – jako posiadające kopie użytkowe albo ze względów konserwatorskich – podlegają wyłączeniu z udostępniania w postaci oryginałów;

e)      jest dokonywane w miejscu, w którym zwykle udostępnia się materiały archiwalne, bez tworzenia dodatkowych procedur i stanowisk pracy użytkowników;

f)        nie powoduje, w stosunku  do zwykłego korzystania z materiałów archiwalnych,  dodatkowego ryzyka naruszenia wolności i praw osób, których dane znajdują się w tych materiałach.

§ 7

 

  1. Dostęp do ewidencji zasobu archiwalnego może być ograniczony  tylko ze względu na przeszkody prawne – w szczególności w zakresie ochrony informacji niejawnych, danych osobowych albo dóbr osobistych – w trybie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych.
  2. Dostęp do materiałów archiwalnych z zasobu archiwum państwowego może zostać ograniczony ze względu na zły stan fizyczny tych materiałów archiwalnych albo prawną  ochronę określonych informacji poprzez:

a)      uzasadniony wymóg złożenia przez użytkownika wyjaśnień bądź oświadczeń albo udokumentowania szczególnych uprawnień do zapoznania się z treścią żądanych przezeń materiałów archiwalnych – w szczególności poprzez przedłożenie upoważnienia zleceniodawcy, na którego rzecz użytkownik działa, albo zgody dysponenta dokumentacji zdeponowanej lub przekazanej do archiwum z zastrzeżeniem jej ograniczonej dostępności itp.;

b)      dołączenie do Zgłoszenia, na formularzu dostarczonym przez archiwum państwowe, pisemnego zobowiązania użytkownika do wykorzystania informacji uzyskanych na podstawie udostępnionych materiałów archiwalnych, a mających znamiona aktualności, w sposób nie naruszający wolności albo praw, wynikających w szczególności z przepisów chroniących dobra osobiste lub dane osobowe,  stanowiący  Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

c)      ograniczenie korzystania z materiałów archiwalnych do poszczególnych jednostek archiwalnych bądź określonych dokumentów w obrębie jednostki archiwalnej;

d)      ograniczenie lub wykluczenie reprodukowania udostępnionych materiałów archiwalnych;

e)      całkowitą albo częściową odmowę udostępnienia materiałów archiwalnych.

 

§ 8

 

  1. Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z nich w ramach złożonego przezeń Zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.
  2. Korzystanie z materiałów archiwalnych powinno być prowadzone w sposób nie zakłócający pracy innych użytkowników  korzystających z akt.
  3. Użytkownikowi nie wolno:

a)      zmieniać porządku w układzie wykorzystywanych  materiałów archiwalnych;

b)      zamieszczać na nich notatek, uwag i znaków;

c)      sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach;

d)      używać korektorów, pisaków fluorescencyjnych lub atramentu;

e)      kłaść otwartych ksiąg i książek grzbietem do góry;

f)        w jakikolwiek inny sposób szkodliwie oddziaływać na udostępniane archiwalia.

  1. Wynoszenie poza pomieszczenie, w którym  udostępniane są materiały archiwalne i  pomoce ewidencyjno – informacyjne przez użytkowników jest zabronione pod rygorem odmowy dalszego udostępniania archiwaliów, niezależnie od ewentualnych innych sankcji przewidzianych prawem.
  2. Do pomieszczenia, w którym udostępniane są materiały archiwalne nie należy wnosić przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenia dokumentów (w tym artykułów spożywczych, okrycia wierzchniego, środków łatwopalnych, a także wszelkich teczek i toreb).
  3. W przypadku dopuszczenia  się  przez użytkownika   czynności zagrażających bezpieczeństwu lub integralności  udostępnionych materiałów archiwalnych  lub rażącego nieprzestrzegania przez użytkownika zasad korzystania z materiałów archiwalnych dyrektor archiwum może wydać decyzję o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.

 

§ 9

Reprodukcje wykonane w ramach udostępniania archiwaliów nie będą opatrywane pieczęciami Archiwum. Dotyczy to reprodukcji, które w świetle obowiązujących  przepisów nie powinny nosić cech dokumentu urzędowego.

 

§ 10

W zakresie nie unormowanym w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie postanowienia  Zarządzenia nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 1 lutego 2013 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2015-05-26
Data publikacji:2015-05-26
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:
Liczba odwiedzin:3419