Udostępnianie zasobów

  • Drukuj zawartość bieżącej strony
  • Zapisz tekst bieżącej strony do PDF

26 maja 2015

Kto może skorzystać  z materiałów archiwalnych?

Materiały archiwalne udostępniane są każdemu, kto się o to zwróci, chyba że zachodzą określone w przepisach prawnych przesłanki do odmowy udostępnienia. Tylko w wyjątkowych przypadkach dyrektor archiwum może odmówić udostępnienia materiałów archiwalnych, jeżeli:

  • ich udostępnienie mogłoby naruszyć prawnie chronione interesy państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli (np. zawierają chronione dane osobowe lub informacje naruszające dobra osobiste),
  • ich udostępnienie mogłoby naruszyć tajemnice ustawowo chronione (państwową, służbową, zawodową),
  • ich stan fizyczny nie pozwala na udostępnienie.

W jaki sposób są  udostępniane  materiały archiwlne ?

Materiały archiwalne udostępniane są bezpłatnie w Czytelni Archiwum . Oryginalne akta udostępniane są tylko na miejscu, nie można ich wypożyczać ani wynosić poza teren Czytelni. W przypadku akt zmikrofilmowanych, mikrofilmy można wypożyczyć do innego archiwum państwowego.

Materiały, z których wykonano kopie użytkowe (mikrofilmy lub skany), są udostępnianie w postaci tych kopii, a nie oryginałów.

Z przeglądanych materiałów archiwalnych można sporządzać notatki. Z akt można również zamówić skany lub kopie cyfrowe. Ich wykonanie podlega opłatom na zasadach określonych w cenniku usług świadczonych przez Archiwum.
Samodzielne kopiowanie jest dopuszczalne w odniesieniu do materiałów archiwalnych i ich kopii stanowiących zasób Archiwum Państwowego w Siedlcach  lub mikrofilmów wypożyczonych z innych archiwów państwowych.

Samodzielnie wykonane kopie mogą być używane wyłącznie w sposób niesprzeczny z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z zakresu praw autorskich i praw pokrewnych.

Samodzielne kopiowanie może być prowadzone wyłącznie przy użyciu analogowego lub cyfrowego aparatu fotograficznego, w świetle zastanym bez użycia lamp błyskowych , bez użycia statywu. Wykorzystanie do kopiowania innych urządzeń, np. skanerów ręcznych, przenośnych skanerów płaskich czy kserokopiarek jest niedozwolone.

Obiekty nie mogą być przenoszone przez użytkownika poza Czytelnię, jak również umieszczane w celu wykonania fotografii w lepiej oświetlonych miejscach, np. na parapecie okiennym itp.

Archiwum udostępnia materiały archiwalne w formie bezpośredniej - umożliwiając zainteresowanym zapoznanie się z oryginałami lub kopiami dokumentów w Czytelni oraz w formie pośredniej - przekazując informacje zawarte w aktach w postaci pisemnej odpowiedzi lub reprodukcji dokumentu - na wniosek zainteresowanego.

Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w Czytelni składa Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego. W odniesieniu do informacji prawnie chronionych wymagane jest złożenie przez użytkownika pisemnego zobowiązania dotyczącego sposobu i zakresu ich wykorzystaniaUżytkownik może korzystać ze wszystkich dostępnych pomocy archiwalnchch.Na ich podstawie użytkownik wyszukuje jednostki archiwalne i ich sygnatury, a następnie składa zamówienie na akta. Udostępnione materiały archiwalne mogą być odpłatnie reprodukowane w postaci kserokopii i skanów wg obowiązującego w Archiwum cennika usług .

Na pisemny wniosek zainteresowanego Archiwum może sprowadzić do Czytelni mikrofilmy archiwaliów przechowywanych w innych archiwach. Koszt przesyłki ponosi zamawiający.

Wykorzystanie w publikacjach reprodukcji z zasobu Archiwum powinno zostać odnotowane poprzez umieszczenie informacji o miejscu przechowywania, nazwie zespołu i sygnaturze akt. Procedury te   obowiązują przy powoływaniu się na wykorzystane archiwalia. Zasady udostępniania i korzystania z materiałów archiwalnych reguluje Regulamin udostępniania materiałów archiwalnych w Archiwum Państwowym w Siedlcach wprowadzony Zarządzeniem nr 4/2017 z dnia 14.06.2017 Dyrektora Archiwum Państwowego w Siedlcach.

Korzystanie do celów własnościowych

Użytkownicy zainteresowani uzyskaniem dostępu do archiwaliów związanych z prawami własnościowymi proszeni są o przedstawienie dowodów, iż są stroną w rozumieniu art. 28 Kodeksu Postępowania Administracyjnego, tj. że posiadają interes lub obowiązek prawny w odniesieniu do załatwianej sprawy. W przypadku prowadzenia poszukiwań na zlecenie osób trzecich należy przedstawić oryginał pełnomocnictwa (do wglądu) lub jego poświadczoną kopię lub wykonane przez tłumacza przysięgłego tłumaczenie (w przypadku pełnomocnictwa sporządzonego w języku obcym).

Korzystanie do celów urzędowych

Instytucje lub osoby prawne przeprowadzające poszukiwania dla celów urzędowych proszone są o przedstawienie dowodów, iż są stroną w rozumieniu art. 28 Kodeksu Postępowania Administracyjnego, tj. że posiadają interes lub obowiązek prawny w odniesieniu do załatwianej sprawy, wynikający z zadań statutowych instytucji lub decyzji Sądu. W przypadku prowadzenia poszukiwań na zlecenie osób prywatnych należy przedstawić oryginał pełnomocnictwa (do wglądu) lub jego poświadczoną kopię lub wykonane przez tłumacza przysięgłego tłumaczenie (w przypadku pełnomocnictwa sporządzonego w języku obcym). Osoby prowadzące badania w imieniu instytucji zobowiązane są przedstawić imienne upoważnienie do poszukiwań w konkretnej sprawie.


Kwerendy dla osób prywatnych

Pracownicy Archiwum przeprowadzają w zasobie poszukiwania dla osób prywatnych w sprawach socjalnych, genealogicznych i własnościowych. Prowadzenie poszukiwań o charakterze naukowym wykracza poza obowiązki pracowników Archiwum. Bezpłatnie przeprowadzane są poszukiwania dotyczące represji okresu II wojny światowej i okresu stalinowskiego. Są to potwierdzenia: pobytów w więzieniach, obozach pracy, obozach koncentracyjnych, na robotach przymusowych w III Rzeszy; pracy na terenie Generalnego Gubernatorstwa; wysiedleń Polaków z ziem przyłączonych do Rzeszy; uciekinierów ze Wschodu, warszawiaków po Powstaniu Warszawskim; istnienia obozów pracy przymusowej, niemieckich gospodarstw i zakładów pracy a także ustalania losów osób zaginionych.

W związku ze wzrostem poszukiwań genealogicznych Archiwum  informuje, że w pierwszej kolejności realizowane są podania dotyczące spraw prawno-administracyjnych, skutkujące wydaniem dokumentów potrzebnych w obrocie prawnym. Zamówienia, które nie są związane z celami urzędowymi, realizuje się poza zakresem administracji publicznej.

Archiwum przeprowadza poszukiwania w aktach do celów urzędowych (postępowanie przed organami administracji, sądami) i do celów nieurzędowych (m.in. genealogiczne, naukowe). Kwerendy przeprowadzane są na pisemny wniosek zainteresowanego, złożony osobiście, listownie, faksem lub pocztą elektroniczną. Kodeks postępowania administracyjnego nie dopuszcza wnoszenia podania telefonicznie. 
W pierwszej kolejności załatwiane są podania dotyczące spraw prawno-administracyjnych, skutkujące wydaniem dokumentów potrzebnych w obrocie prawnym. 
Kwerendy do celów nieurzędowych (w tym m.in. genealogicznych) zaliczane są do sfery działalności usługowej archiwów i realizowane według kolejności wpływu. Usługi świadczone są przez Archiwum w miarę możliwości technicznych, organizacyjnych i kadrowych. Czas ich realizacji uzależniony jest od ilości wpływających podań oraz innych, statutowych zadań Archiwum. W chwili obecnej czas oczekiwania na realizację może wynosić do 2 miesiecy.

 Archiwum Państwowe w  Siedlcach zastrzega sobie możliwość niepodjęcia usług archiwalnych ze względu na zły stan fizyczny zbiorów, brak danych lub, gdy wynika to z ustawowego zakazu naruszania prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli oraz nie podejmuje się przeprowadzania kwerend rozległych tematycznie obejmujących poszukiwania w obszernej partii materiałów archiwalnych.

Biorąc pod uwagę bardzo duże zainteresowanie dokumentami do celów genealogicznych, Archiwum rozpoczęło działania mające na celu udostępnienie on-line akt stanu cywilnego. AN serwisie   www.szukajwarchiwach.pl Narodowe Archiwum Cyfrowe  opublikowało ponad 400 tys. skanów z  siedleckiego Archiwum, głównie akt stanu cywielngo  oraz  akt  hipotecznych.

Archiwum zachęca do prowadzenia samodzielnych  poszukiwań, zwłaszcza genealogicznych, w Czytelni Archiwum oraz do korzystania z serwisu www.szukajwarchiwach.pl.

Czytelnia

Udostępnianie materiałów archiwalnych i ich reprodukcji w Czytelni Archiwum prowadzone jest od poniedziałku do piątku w godzinach 8.30 - 15.00 oraz w czwartek w godzinach 11.45 – 17.45.

Termin udostępnienia materiałów archiwalnych wymagających dodatkowego przygotowania (paginacja, zabiegi konserwatorskie) jest ustalany w trybie indywidualnych ustaleń dokonanych między użytkownikiem a Archiwum.

Archiwum Państwowe w Siedlcach informuje, że zgodnie z wymogami określonymi w art. 63 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeksu Postępowania Administracyjnego (Tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 98 poz. 1071 ze zm.) treść kierowanej korespondencji powinna zawierać wskazanie:
• wskazanie osoby wnoszącej podanie (imię i nazwisko) 
• adres osoby wnoszącej podanie 
• treść żądania [informacje dotyczącą twórcy poszukiwanego dokumentu, datę (rok, zakres lat) jego wystawienia lub inne informacje umożliwiające jego odszukanie] 
• cel w jakim będą wykorzystane żądane dokumenty 
• podpis osoby wnoszącej podanie 
• ewentualnie inne elementy wymagane przez przepisy szczególne

W przypadku  korespondecji , która  nie zawiera  ww. informacji Archiwum będzie  wzywać  zainteresowanego do uzupełnienia  danych.

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2015-05-26
Data publikacji:2015-05-26
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:
Liczba odwiedzin:1410